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2017.04.17 BUSINESS

ペーパーレス会議は本当に効率的なのか? 事例と今後の課題を分析

日常生活に限らず企業や学校でも導入が進められている多種多様なタブレット端末。最近では書類の代わりにタブレットを利用した「ペーパーレス会議」を行う企業も見受けられる。しかし、様々なメリットがあるにも関わらず、ペーパーレス会議の完全な導入に成功している事例は少ないというのが現状だ。今回は、ペーパーレス会議について考えてみたい。

■ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレスによるメリットは様々で、会議資料の準備時間の短縮、紙資源の浪費防止、保管などの物理的スペースの削減、検索等による資料へのアクセス迅速化など、オフィス業務の効率化の効果は充分に期待できる。

■ペーパーレス会議のセキュリティ性

まず、ペーパーレス会議ではセキュリティ性の向上が期待できる。実際、書類を用いた会議の場合は紙の資料の事前配布や持ち帰りが行われるが、これでは資料の紛失や盗難を招いてしまうリスクがある。しかしセキュリティシステムが導入されたタブレットであれば、紙の資料を扱うよりもずっと安全に、また場所を選ばずスマートに資料閲覧が可能だ。
特に大企業ではセキュリティ性の向上を理由としてペーパーレス会議導入をはかっているところが多く、モバイル端末向けのコンテンツ管理システム「Handbook」を導入した日本食研ホールディングスや、ペーパーレス役員会議システムConforMeeting/e」を導入したアサヒグループホールディングスもそれらの企業のひとつである。
ConforMeeting/eは会議室にとどまらず、自宅のPCや移動中にiPadなどでも資料を閲覧できるが、どの利用端末にも資料が保存されないようになっており、安心感の高いセキュリティシステムとなっている。

■ペーパーレス会議の経済性

上記アサヒグループホールディングスでは役員会議にあたり、毎週各部門がまとめた資料を事務局に提出し、それを事務局が配布用に印刷・ソートを行なっていたという。しかし、ペーパーレスシステムを導入することでそういった事務局の負担は大幅に軽減。急な資料の差し換えなどのイレギュラー対応もよりスムーズに出来るようになった。結果的には40,000枚もの用紙削減に成功しているという。
こういった事務作業の効率化という事例は、ペーパーレス会議のメリットの中でも最も注目すべき一面と言えよう。
また、ペーパーレス会議が行える環境が整えば、システムを用いることでより効率的な遠隔会議も望める。そうなれば出張コスト削減はもちろんのこと、グローバル化促進の易化も期待できるのだ。
また、従来の印刷資料ではコスト面への配慮から白黒印刷での出力であったが、ディスプレイ上ならカラー表示ができるというようなメリットもある。グラフや参考画像などを含むカラーの資料を用いることで、会議の質、会議参加者の集中力UPにも一役買っているとのこと。

■ペーパーレス会議の実現性

しかし現実的に見ていくと、メリットと同じくして問題点も目につくことに気づくだろう。
例えばディスプレイを用いて会議を行うとする。一般的な企業において各人が手にするディスプレイサイズはおそらく17〜19インチ程度。そこに会議資料を表示してしまうと、会議中作業に使えるデスクトップ領域は約半分ほどになってしまう。これでは効率が非常に悪い。効率的なペーパーレス会議を実現するなら会議資料用にもう一枚ディスプレイが必要になりそうだ。
ペーパーレス会議の運営のために追加のタブレット端末(以下、タブレット)の導入を検討する場合も多いだろう。しかし、ただタブレットを支給するだけでは導入成功確率は低くなる懸念がある。タブレット導入そのものにもかなりのコストがかかる上に、中途半端な導入ではメンバーに行き届かないなどの問題が発生し、ペーパーレス会議実現の妨げになるということは想像に易い。

■ペーパーレス会議との共存

さらに、ペーパーレスによる今後の課題点にはどのようなものが挙げられるのだろうか。そのヒントは紙の最大のメリットである「書き込める」という特性にある。この書き込み行為に対応している現状のシステムとしては、液晶タッチによる書き込みはもちろん、 スタイラスペンの使用などにより文字入力や資料作成が簡単に行え、且つ閲覧者の資料にもそれらが反映可能な機能などがある。

しかし、現状では紙ならではのシンプルな使用感を再現できているシステムは、まだ存在しない。IT化が遅れている企業やペーパーレスは実現不可能であるという固定観念をもつ人々を納得させるにはセキュリティ強化はもちろんのこと、この「紙」という絶対的な存在をも凌ぐような直感的で親近感のあるシステムの追求が必要不可欠と思われる。

<参考・参照元>
Smart Hacks: ペーパレス化はなぜ失敗するのか
アサヒグループホールディングス株式会社様: 事例紹介 | NEC
 ペーパーレス会議を成功させるコツとは?~導入と運営のポイント~|Handbookブログ